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您需要防火文件柜的5个理由

虽然文件柜可能会赢’成为你最迷人的东西’如果购买过,它们对于保护贵公司的重要记录可能是最重要的,特别是如果您决定投资防火文件柜的话。

尽管数字时代及其无纸化办公室的承诺可能会使购买文件柜显得过时和不必要,但无论火灾,自然灾害到服务器崩溃,一切都可以确保您的企业继续运转,而黑客永远不会过时。

不相信您应该保留旧样式?这是需要防火文件柜的五个原因:

在安全性和可靠性方面,云服务器仍未经测试。

在安全性和可靠性方面,云服务器仍未经测试。

1.云易受攻击。 尽管云服务嗡嗡作响,但它不仅可以帮助企业存储重要信息,还可以使批准的用户更轻松地访问该信息,这是一台云服务器’保护您最重要的文档的能力有些模糊。“没有良好的家政批准印章表明该供应商进行了良好且安全的云计算。想要迁移到云的公司或个人将必须做出巨大的飞跃,认为他们的数据受到了保护,”香港信息安全咨询公司Parenty Consulting的常务董事Thomas Parenty告诉 CNN.com。记录容易受到服务器崩溃的影响,如果不这样做,’如果没有这些文件的硬拷贝,它们可能会永远丢失。什么’更重要的是,黑客已经能够访问公司在线存储的敏感文件;从财务记录到人员信息再到公司机密的任何信息。通过将记录存储在上锁的防火文件柜中,可以保护记录免受计算机崩溃和窃贼的侵害。

计划数字化所有记录?您将需要其中之一和整个时间。

计划数字化所有记录?您’我将需要其中之一和整个时间。

2.走向数字化是昂贵的。 If you’如果您是一家历史悠久的企业,那么您可能需要数年甚至数十年的时间来保存纸质记录。创建所有这些文件的数字副本不仅耗时,而且’这也很昂贵(考虑进行扫描文书工作或让某人花数小时在数据输入上的前景。更不用说向云存储企业支付存储它们的成本了)。与其花费时间和金钱来进行数字化无休止的文书工作,不如改善存储本身。即使您对部分企业进行了数字化,您’我希望保留最重要文档的纸质副本,以备在服务器崩溃时进行备份。

火灾中丢失公司最重要的文件可能证明是业务的终点。

失去公司’火灾中最关键的文件可能会证明您的业务已经结束。

3.保护业务记录至关重要。 在火灾或其他紧急情况下丢失重要文件可能是公司运营的灾难。据FireKing称,百分之八十的遭受灾难性火灾的公司在大火爆发后的两年内就倒闭了,部分原因是丢失了不可替代的记录。使用防火文件柜保护它们,可以在发生灾难时更轻松地重建业务。 BusinessInsider.com 最近创建了应永久保存的文档列表。
这些包括:
许可证
税务记录
按照法律规定
租约
董事会会议记录
组成文件
股票证书
按揭
其他重要记录包括:
证明所有权的合同和协议
人事和薪资记录
客户端文件
标准作业程序
账户历史和运输记录
税务记录

廉价的金属文件柜可能具有成本效益,但他们赢了'发生火灾时,应尽力保护纸张。

廉价的金属文件柜可能具有成本效益,但他们赢了’发生火灾时,应尽力保护纸张。

4.获得标准文件柜’t cut it. 认为您的纸张在标准金属文件柜中安全吗?再想一想。纸会在400度下燃烧,大多数结构火都比这高得多。没有配备标准的金属文件柜来保护高温的纸张。 (想要证明吗?退房 这个视频 (来自FireKing)。高品质防火文件柜带有保险商的评级’实验室,是一个非营利性的独立测试组织,它指定机柜可以承受的温度以及持续多长时间。例如,一类额定350小时的机柜的内部温度在暴露于1700度的外部温度一小时后不会超过350度。

从被忽视的咖啡壶到旧电线的所有事物都可能在办公大楼内引发火灾。

从被忽视的咖啡壶到旧电线的所有事物都可能在办公大楼内引发火灾。

5.火灾比您想像的更为普遍。 根据消防工程师协会的数据,在美国,每年大火造成3000多人死亡,18000多人受伤,180亿美元财产损失。对于企业而言,原因可能会让您感到惊讶。 “您经常听到关于电火的知识,而有时电线短路,大多数时候,人们在工作日或工作日结束时会忘记关闭微波炉,咖啡壶或计算机,” George Capko,副总裁FM Global的工程师和工程危害经理告诉FacilitiesNet.com。从错误的布线,纵火到员工监督的所有事情都可能引起火灾,但您可以使用防火的文件柜来保护文档,以减轻影响。他们不仅可以确保您的记录不是’如果被大火烧毁,许多建筑物至少在某种程度上是防水的(因为那些洒水喷头熄灭了),并且在建筑物倒塌时进行了冲击测试。由于这些因素,除了起火以外,这些柜子在洪水,龙卷风,地震和其他与天气有关的威胁时也很有用。

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照片由 FutUndBeidl/ Flickr 凯·亨德利/ Flickr, 马修·康奈尔/ Flickr, 大卫·卡罗尔/ Flickr和 基兰·福斯特(Kiran Foster)/ Flickr

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